Règlement intérieur de l'association Votre organisation

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

L'association CAVALERIE D’HIER ET D’AUJOURD’HUI a été déclarée à la Préfecture MEAUX le 29 mars 2013 (Journal Officiel de la République Française).

Elle a, notamment, pour objet de :

Cette association a pour but de proposer des activités d'animation, de spectacles, de reconstitution historique et d'éducation, de promouvoir l'histoire de France du Moyen-âge à nos jours au travers du cheval, en tout endroit ou en sera fait la demande (Écoles, Lycées, Commémorations historiques, Inaugurations de musées, Mairie, etc.

Aux fins de réalisation dudit objet, l'association utilisera les moyens d'action suivants :

–    participation et/ou organisation de manifestations sportives et/ou culturelles ;

• participation et/ou organisation de reconstitution ou commémoration historique ;
• participation et/ou organisation de spectacles équestres

Afin de renforcer l'efficacité des actions de l'association, il est apparu opportun, compte tenu de l'expérience acquise depuis sa création et de son important développement, de fixer avec précision ses modalités d'organisation et de fonctionnement.

En conséquence, le conseil d'administration de l'association  a arrêté et adopté le présent règlement intérieur, lors de sa réunion du 4 octobre 2014

Titre I – LES MEMBRES DE L’ASSOCIATION :

Article 1er  – Obtention de la qualité de membre :

Conformément aux dispositions statutaires, pour être membre de l'association, il faut être agréé par le conseil d'administration.

Toutefois, afin d'alléger la tâche déjà lourde du conseil d'administration, l'agrément des nouveaux membres est confié, par délégation du conseil d'administration, à son secrétaire.

Dans le cas où le secrétaire envisagerait de refuser l'agrément d'un nouveau membre, il devra en aviser, au préalable, le conseil d'administration ; le conseil statuera alors, en dernier ressort, dans les trois mois, sur l'agrément et avisera l'intéressé de la décision prise.

Le refus d'agrément par le conseil d'administration n'a pas à être motivé.

Article 2 – Catégories de membres :

L'association est composée de trois catégories de membres :

–  les membres d'honneur ;

 – les membres bienfaiteurs ;

– les membres adhérents.

2.1 – Membres d'honneur :

Les membres d'honneur sont désignés, en fonction de leurs mérites et des services qu'ils ont rendus à l'association, par le conseil d'administration.

Ils sont dispensés du paiement de toute cotisation.

Les membres du conseil d'administration sont membres d'honneur de droit.

2.2 – Membres bienfaiteurs :

Les membres bienfaiteurs sont les membres adhérents ayant versé un droit d'entrée de 50 € ou plus.

2.3 – Membres adhérents :

Les membres adhérents sont les membres ayant versé une cotisation annuelle égale à 20 €.

Le montant des cotisations est fixé chaque année par l'assemblée générale.

Article 3 – Devoirs et obligations des membres :

3.1 – Respect des directives :

Au cours de toutes les activités, les membres doivent observer une obéissance complète à l'encadrement et appliquer en particulier les consignes de sécurité données par l'encadrement.

En tout lieu et en toute circonstance, les membres sont tenus d'observer une attitude déférente vis-à-vis du personnel d'encadrement ainsi qu'une parfaite correction à l'égard des autres préposés.

Le port du casque est obligatoire pour les mineurs. Il doit être porté afin de constituer une protection effective pour le cavalier et être conforme à la norme NF EN 1384.

3.2 - Assurances :

Les membres sont obligatoirement assurés pour leur responsabilité civile dans le cadre de l'assurance de l'association, durant le temps d’activité équestre. Il leur appartient de prendre connaissance de l'étendue et des limites de garantie qui leur sont ainsi accordées.

Aucun membre ne peut participer aux activités de l'association s'il n'a pas acquitté sa cotisation pour l'année en cours.

La responsabilité de l’association est dégagée dans le cas d'un accident provoqué par une

inobservation du Règlement Intérieur.

Article 4 – Perte de la qualité de membre :

La qualité de membre se perd par démission, décès ou radiation pour non-paiement de la cotisation ou pour motifs graves.

4.1 – Radiation pour non-paiement de la cotisation :

Un mois avant la réunion du conseil d'administration appelé à statuer sur la convocation de l'assemblée générale annuelle, le secrétaire du conseil d'administration adresse, par lettre simple ou par courriel, à tous les membres qui ne sont pas à jour de leur cotisation, un imprimé les informant de leur situation au regard de leur cotisation et les invitant à informer le conseil d'administration de leurs intentions dans un délai de quinze jours.

À l'expiration de ce délai de quinzaine, le secrétaire du conseil d'administration établit la liste des membres n'étant pas à jour de leur cotisation à l'effet de la soumettre au conseil d'administration qui statuera sur la radiation des membres défaillants.

Le conseil arrête ensuite la liste des membres de l'association ; cette liste doit, en tout état de cause, être mise à jour par le conseil procédant à la convocation de l'assemblée générale annuelle.

4.2 – Radiation pour motifs graves :

Comme indiqué dans les statuts, à l'article 4, la radiation d'un membre peut être prononcée par le conseil d'administration pour motifs graves.

Sont notamment réputés constituer des motifs graves :

 La non-participation aux activités de l'association.

 Une condamnation pénale pour crime ou délit.

Toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l'association ou à sa réputation

Le défaut de licence permettant la pratique de l’équitation

Préalablement à toute décision de radiation d'un membre de l'association pour motifs graves, le conseil d'administration exposera à l'intéressé, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, les manquements qui lui sont reprochés et l'invitera à fournir au conseil toutes explications.

Le membre intéressé pourra, dans un délai de quinze jours à compter de la date de présentation de ladite lettre recommandée, soit adresser un mémoire écrit, soit demander à être entendu par le conseil.

Le conseil ne pourra se prononcer sur la radiation du membre intéressé qu'à l'expiration du délai de quinze jours ci-dessus défini.

Le membre radié pourra exiger que l'appréciation de cette mesure soit soumise à la plus prochaine assemblée générale, devant laquelle il exposera ses justifications et qui statuera sur la radiation en dernier ressort.

4.3 – Démission. Décès :

Conformément à l'article 3 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre recommandée avec accusé de réception sa décision au président du conseil. Elle n'a pas à être motivée par le membre démissionnaire. Aucune restitution de cotisation n'est due au membre démissionnaire.

En cas de décès, la qualité de membre disparaît avec la personne et ni les héritiers, ni les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l'association.

Titre II  – COTISATIONS :

Article 5  – Fixation des cotisations :

Le montant de la cotisation annuelle est de 20 € pour les membres adhérents et de 50 € au moins pour les membres bienfaiteurs.

L'assemblée générale annuelle se prononcera sur le montant de ces cotisations et aura la faculté de les relever.

Article 6  – Versement des cotisations :

La cotisation annuelle est exigible le 1er janvier de chaque année.

En cas d'admission de nouveaux membres en cours d'année dans les 3 premiers trimestres, la totalité de la cotisation annuelle sera due.

Titre III. – ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT :

Article 7  – Conseil d'administration :

7.1 – Composition du conseil d'administration :

L'association est administrée par un conseil composé de trois membres au moins et de cinq au plus.

Les administrateurs sont élus par l'assemblée générale, au scrutin secret, pour une durée de cinq années. Cette durée expire à l'issue de l'assemblée qui statue sur les comptes de l'exercice écoulé tenue dans l'année au cours de laquelle prend fin leur mandat.

Ils sont choisis parmi les catégories de membres de l'association, membres d'honneur, bienfaiteurs et adhérents.

Le renouvellement des administrateurs aura lieu au cours de l'assemblée générale approuvant les comptes de l'exercice au cours duquel le mandat de l'administrateur expire.

Les membres sortants sont rééligibles.

Si un siège d'administrateur devient vacant entre deux assemblées générales, par suite de décès ou de démission, le conseil d'administration peut pourvoir au remplacement provisoire de ce membre, par cooptation.

Les cooptations doivent être ratifiées par la plus prochaine assemblée générale.

Les pouvoirs des membres cooptés prennent fin à l'époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Les personnes morales, membres de l'assemblée générale, peuvent être nommées en qualité d'administrateur. Dans ce cas, elles doivent désigner une personne physique chargée de les représenter au conseil ; elles doivent communiquer à l'association, dans le mois qui suit leur nomination, par lettre simple, les coordonnées de la personne physique ainsi désignée.

Toute modification dans cette représentation doit être communiquée par lettre simple à l'association.

7.2 – Tenue et délibérations du conseil d'administration :

Le conseil d'administration se réunit aussi souvent que l'exige l'intérêt de l'association et au moins une fois par an.

Le conseil d'administration est convoqué par son président ou sur la demande du quart au moins de ses membres, par lettre simple, huit jours avant la date du conseil.

La convocation indique l'ordre du jour et le lieu où se tiendra la réunion.

Toutefois, le conseil peut se réunir sur convocation verbale et l'ordre du jour peut n'être fixé que lors de la réunion, si tous les administrateurs sont présents à cette réunion et si leur consentement est recueilli sur la teneur de l'ordre du jour.

Il est tenu un registre de présence, qui est signé par les administrateurs participant à la séance du conseil.

Pour la validité des délibérations, la présence du tiers au moins des administrateurs est nécessaire.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou régulièrement représentés : chaque administrateur dispose d'une voix et chaque administrateur présent ne peut être muni que d'un seul pouvoir.

En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Les délibérations du conseil sont constatées par des procès-verbaux, établis sans blancs ni ratures sur des feuillets numérotés et conservés au siège de l'association ; ils sont signés par le président et le secrétaire.

7.3 – Pouvoirs du conseil d'administration :

Le conseil d'administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de l'association, pour faire et autoriser tous actes et opérations qui entrent dans l'objet de l'association et qui ne sont pas réservés à l'assemblée générale.

Il prend toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l'association en ce qui concerne l'emploi des fonds, des ressources et autres biens dont dispose l'association.

Il fixe l'ordre du jour des assemblées et procède à leur convocation.

Il supervise les actions des membres du bureau et peut se faire rendre compte de leurs actes.

Il se prononce sur toutes les admissions et radiations de membres de l'association.

Cependant, le conseil délègue à son secrétaire tous pouvoirs à l'effet de procéder à l'agrément des nouveaux membres de l'association. Toutefois, le secrétaire, dans le cas où il envisagerait de refuser l'agrément d'un nouveau membre, devra, au préalable, en aviser le conseil d'administration qui statuera en dernier ressort sur cet agrément.

Le conseil d'administration pourra confier à un ou plusieurs de ses membres ou à des tiers, adhérents ou non, tous mandats spéciaux pour un ou plusieurs objets déterminés.

Article 8 – Membres du bureau :

Le conseil d'administration choisit, au scrutin secret, parmi ses membres, un bureau composé :

–  d'un président ;

– d'un vice-président ;

–  d'un secrétaire ;

– d'un trésorier.

Les membres du bureau sont élus pour la durée de leur mandat d'administrateur.

8.1 – Président :

Le président représente l'association dans tous les actes de la vie civile et est investit de tous les pouvoirs à cet effet.

Il a, notamment, qualité pour ester en justice. Il peut former tous appels ou pourvois.

Il ne peut transiger qu'avec l'autorisation du conseil d'administration statuant à la majorité relative.

Il préside toutes les assemblées et, en cas d'absence ou de maladie, il est remplacé par le vice-président et, en cas d'absence ou de maladie de ce dernier, par le membre de l'association le plus ancien et, à égalité d'ancienneté, par le plus âgé.

Il ordonnance les dépenses en conformité avec le budget arrêté par l'assemblée de l'association ; toutefois, tout engagement hors budget d'un montant supérieur à ...... euros devra être soumis à autorisation préalable du conseil d'administration.

Le président pourra, sous sa responsabilité et dans la limite des pouvoirs qui lui sont conférés par la loi, par les statuts et par le présent règlement intérieur, confier à un ou plusieurs administrateurs ou à des tiers, membres de l'association ou non, tous mandats spéciaux pour un ou plusieurs objets déterminés.

8.2 – Vice-président :

Le vice-président assure les missions qui peuvent lui être confiées en rendant compte au conseil d'administration.

Il remplace le président dans ses fonctions en cas d'empêchement de celui-ci.

8.3 – Trésorier :

Le trésorier exécute les dépenses et a la responsabilité de la gestion des fonds.

Il assure le respect du contrôle budgétaire dont les résultats sont communiqués au conseil d'administration.

Il remplit les obligations d'information financière à l'égard des membres de l'association auxquels il présente, au cours de l'assemblée générale, les comptes annuels et le budget de l'exercice en cours arrêtés par le conseil d'administration, ainsi que son rapport financier.

Il peut accorder toutes délégations de signature nécessaires au fonctionnement courant de l'association.

Il surveille l'activité du responsable comptable, qui assure la tenue de la comptabilité et prépare l'arrêté des comptes et des éléments nécessaires au contrôle budgétaire.

À la clôture de l'exercice, le responsable comptable assure, sous la responsabilité du trésorier, la préparation des comptes annuels et du budget de l'exercice à venir.

8.4 – Secrétaire :

Le secrétaire assure les fonctions de secrétaire général et, à ce titre, il est chargé de la mise en œuvre des décisions prises par le conseil d'administration.

De manière générale, il exécute toutes les formalités et démarches incombant à l'association.

Sur délégation du conseil d'administration, il agrée les nouveaux membres de l'association.

Il rédige les procès-verbaux des réunions des assemblées et des conseils d'administration et, en général, toutes les écritures concernant le fonctionnement de l'association, à l'exception des écritures comptables.

Il tient le registre spécial prévu par l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et les articles 6 et 31 du décret du 16 août 1901.

Article 9  – Assemblée générale :

L'assemblée générale de l'association comprend les membres d'honneur, les membres bienfaiteurs et les membres adhérents.

Elle se réunit au moins une fois par an.

Elle est convoquée par le conseil d'administration ou sur la demande du quart au moins de ses membres.

Les convocations sont adressées aux membres, par lettre simple, au moins quinze jours avant la date de l'assemblée.

Les assemblées sont convoquées au siège social ou en tout autre lieu indiqué sur la convocation.

Il doit être joint à la convocation :

– l'ordre du jour ;

– le texte des résolutions ;

–  le rapport financier et le rapport moral ;

– les comptes annuels ;

– une procuration.

Tous les membres de l'association ont accès à l'assemblée générale et disposent d'une voix.

Les personnes morales, membres de l'association, doivent se faire représenter par une personne physique, dûment mandatée à cet effet.

Les membres de l'association ont la faculté de se faire représenter aux assemblées générales par un autre sociétaire.

La procuration doit être établie au nom d'un sociétaire désigné ; toutefois, les procurations en blanc vaudront approbation des résolutions proposées.

La procuration ne vaut que pour une seule assemblée ; toutefois, elle peut être donnée pour deux assemblées tenues le même jour ou, si l'assemblée n'a pas pu statuer faute de quorum, pour les assemblées successives réunies sur le même ordre du jour.

Chaque sociétaire ne peut détenir plus de dix procurations.

L'assemblée désigne les membres du bureau, savoir, un président, deux scrutateurs et un secrétaire.

Le président de l'association préside l'assemblée générale.

Les autres membres du bureau sont choisis, par l'assemblée générale, parmi les membres du bureau du conseil d'administration ou en dehors d'eux.

Il est établi une feuille de présence qui est émargée par tous les membres de l'association à leur entrée en séance et qui est certifiée sincère et véritable par les membres du bureau.

Toutes les décisions sont votées à main levée à l'exception de celles portant sur la nomination des administrateurs qui sont votées au scrutin secret.

Toutefois, le scrutin secret est de droit pour toutes les délibérations si un membre le demande.

L'assemblée générale ne délibère valablement que si les membres, présents ou représentés, représentent au moins 10 % des membres inscrits de l'association. Si ce quorum n'est pas atteint, dans un délai de quinze jours, il sera procédé à la convocation d'une deuxième assemblée, appelée à statuer sur le même ordre du jour, pour laquelle aucun quorum ne sera requis.

Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.

Toutefois, conformément à l'article ...... des statuts, l'assemblée générale appelée à statuer sur les modifications statutaires doit se composer du quart au moins des membres sur première convocation et prendre ses décisions à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

De plus, l'assemblée générale appelée à se prononcer sur la dissolution de l'association doit se composer, sur première convocation, de la moitié plus un des membres et ne pourra décider de la dissolution de l'association qu'à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

Titre IV. – MOYENS D’ACTIONS DE L’ASSOCIATION :

Article 10  – Attribution des ressources :

Les actions de l'association CAVALERIE D’HIER ET D’AUJOURD’HUI sont financées de la façon suivante :

– par l'acquisition de matériel nécessaire à la poursuite du but de l'association ;

– par l'organisation directe ou associée de rencontres, de colloques, de séminaires ou de conférences sur le thème des traditions équestres et sportives, de l’histoire de France tant en France qu'à l'étranger ;

– par l'utilisation de tous moyens de communication, notamment l'organisation de colloques ou la publication d'ouvrages ou d'articles ;

–  par sa participation a des évènements historiques ou sportifs, spectacles, tournage de films, etc.  

Article 11  – Prestations :

Les annulations de prestation de la part de l'association pour cas de force majeure (météo, maladie, y compris chevaline) prévenue dès que possible et justifiée, ne font l'objet d'aucun dédommagement. Dans ce cas, l'association s'engage à proposer un nouveau créneau en fonction de ses possibilités, pour l'activité.

Par ailleurs les prestations réservées par un membre, non décommandées 48 heures à l'avance sont dues dans leur globalité. En cas de maladie, sous réserve de prévenir 24 heures à l'avance et de présenter un certificat médical, la prestation n'est pas due.

Article 12  – Fonds d'intervention :

Le conseil d'administration, conformément au budget voté par l'assemblée générale, fixe annuellement le montant d'une ligne de crédit spécialement affectée aux interventions ayant un caractère urgent.

Le président du conseil d'administration est chargé de la gestion de ce fonds d'intervention.

Le président du conseil d'administration devra établir un rapport spécial fournissant toutes les indications nécessaires à la bonne information des administrateurs qu'il devra présenter au plus prochain conseil.